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Las reglas de procedimiento del APPF fueron establecidas en la reunión anual de 1994 en las Filipinas y son las siguientes:Estructura y Roles
1.El APPF será un foro no-exclusivo y ligeramente estructurado de parlamentarios nacionales que participarán como delegados de sus parlamentos o en su calidades personales.
2.El APPF actuará para promover una mayor identificación y cooperación regional con un énfasis particular en:
a. la cooperación para el mayor avance de la paz, la libertad, la democracia, y la prosperidad;
b. la cooperación abierta y no-exclusiva para la expansión del libre comercio y la inversión, el desarrollo sostenible y las sanas prácticas medioambientales; y
c. una cooperación no-militar que brinde debida consideración a los asuntos relacionados a la paz y seguridad regionales
d. Preservación y promoción de las diversas culturas de los pueblos de la región.
Membresía
3.La calidad de miembro del APPF estará, en principio, abierta a todos los parlamentarios nacionales de la región Asia Pacífico, en particular del ASEAN; APEC, y del Foro del Pacifico Sur, quienes:
a. tengan un interés activo en promocionar el diálogo entre los parlamentarios de la región
b. acepten los objetivos y principios del APPF como están expresados en la Declaración de Tokio,
4.La calidad de miembro del APPF será revisada con cierta periodicidad.
5.Los parlamentarios nacionales de la región Asia Pacífico pueden ser invitados a asistir a las reuniones como miembros asociados, observadores, o en cualquier otro estatus apropiado según sea determinado por la asamblea anual.
6.El APPF se reunirá anualmente
a. El anfitrión, la sede y la fecha de cada reunión anual será determinada en la reunión precedente
b. Asistirán a la Reunión Anual los representantes de los parlamentos nacionales, de aquí en adelante denominados "delegados participantes". Cuando un parlamento nacional sea representado por una delegación oficial, la asistencia de otros parlamentarios de ese país en sus calidades personales sólo será posible con el conocimiento y consentimiento del parlamento miembro.
c. Los miembros asociados, observadores u otros con el estatus apropiado pueden también ser invitados a las reuniones APPF.
d. El anfitrión de la reunión anual realizará los preparativos necesarios para la reunión, incluyendo la coordinación de la agenda provisional de la reunión, en consulta con el Comité Ejecutivo, y de una secretaría para el evento.
e. El parlamento anfitrión asumirá el costo de organizar la reunión, mientras que los participantes cubrirán sus gastos de asistencia al evento. El número de miembros de una delegación estará limitado a un máximo de diez parlamentarios. Esta limitación no se aplicará al parlamento anfitrión.
f. El Presidente del APPF dirigirá la sesión al inicio de la Reunión Anual hasta que el Presidente de la Reunión haya sido elegido
g. El Presidente de la Reunión Anual será un miembro del parlamento anfitrión y será elegido por la Asamblea General.
h. La agenda será aprobada por la Asamblea Anual con el consejo del Comité Ejecutivo.
i. El Presidente de la Reunión dirigirá el trabajo de la misma y cuidará que las reglas sean observadas. Igualmente, abrirá, suspenderá y cerrará las sesiones, anunciará los resultados y declarará cerrada la reunión.
j. El Presidente de la Reunión puede elegir miembros suplentes, quienes pueden ser miembros del Comité Ejecutivo, para dirigir algunas sesiones o grupos de trabajo durante la Reunión Anual, cuando sea necesario.
k. Las decisiones del APPF se tomarán por consenso en las reuniones anuales según lo señala la Declaración de Tokio. Cada delegación tendrá un solo voto. Los miembros serán libres de discutir cualquier tema, sin embargo, cuando se requieran decisiones sobre asuntos sustanciales, el principio de la unanimidad será observado.
l. El parlamento anfitrión requerirá a los delegados parlamentarios la remisión de mociones para su discusión en la asamblea en una fecha determinada.
m. El Comité Ejecutivo podrá considerar la solicitud de inclusión en la agenda de puntos suplementarios.
n. Las propuestas de resolución serán puestas a disposición para su circulación entre todos los delegados participantes antes de que sea impulsada.
o. Un orador sólo puede dirigirse a la asamblea con la venia del presidente.
p. Un delegado participante puede, con la venia del presidente, hablar sobre cualquier asunto incluido en la agenda.
q. Al dar la palabra a los delegados participantes, el presidente de la reunión se guiará por dos de los principios de la Declaración de Tokio:
1. Compromiso por un diálogo franco y constructivo, y
2. Respeto igual para los puntos de vista de todos los participantes.
r. Se dará prioridad para hablar a los delegados participantes. Los miembros asociados, observadores y otros participantes oficiales, pueden también hablar con el acuerdo de la Asamblea, y con la venia del presidente.
Presidencia
7.La reunión anual del APPF elegirá un presidente que servirá un período de tres años, y será elegible para reelección.
a. Al seleccionar al presidente, la reunión anual buscará un candidato que sea parlamentario de eminencia y categoría internacional.
b. El presidente representará al APPF y será el Presidente del Comité Ejecutivo.
c. El presidente presidirá el inicio de la reunión anual.
d. Si el presidente renuncia, fallece o deviene inelegible para ocupar el cargo en razón de su cese como parlamentario, el Comité Ejecutivo elegirá un presidente interino para que lo reemplace hasta la siguiente reunión anual.
Comité Ejecutivo
8.La Organización del Comité Ejecutivo
a. El Comité Ejecutivo consistirá de representantes subregionales totalizando 9 países o menos, incluyendo a los representantes del país anfitrión del siguiente Comité Ejecutivo y de la Asamblea Anual.
b. Calificación para ser miembro del Comité Ejecutivo
(1) La calidad de miembro del Comité Ejecutivo está abierta a todos los países miembros del APPF.
1.los miembros del Comité Ejecutivo serán miembros activos de sus asambleas nacionales.
2.si cualquier miembro del Comité Ejecutivo deviene incapaz de realizar sus funciones a causa de su renuncia, muerte, o pérdida de su condición de miembro de su asamblea nacional, la representación nacional a la cual pertenece dicho miembro designará un miembro suplente para que sirva por el período restante hasta la siguiente reunión anual.
3.Los países miembros del Comité Ejecutivo pueden ser re-designados.
(2) El país del presidente del Comité Ejecutivo formará parte de dicho comité
(3) El país anfitrión de la siguiente reunión del Comité Ejecutivo y de la reunión anual formará parte del Comité Ejecutivo.
(4) Prestando la debida consideración al balance en la representación regional, el Asia Pacífico estará dividido en las siguientes cuatro subregiones, contando con dos países por cada subregión.
1) Asia Nororiental (5 países): República Popular de China, Japón, República de Corea, Mongolia y la Federación Rusa
2) Asia del Sudeste (8 países) : Reino de Camboya, República de Indonesia, República Popular Democrática de Laos, República de Malasia, República de las Filipinas, República de Singapur, Reino de Tailandia, República Socialista de Vietnam (Negara Brunei Darussalam no esta incluido por tener calidad de observador).
3) Oceania (6 países): Australia, República de Fiji, Estados Federados de Micronesia, Nueva Zelandia, Papua Nueva Guinea, República de las Islas Marshall
4) Las Américas (8 países) : Canadá, República de Chile, República de Colombia, Los Estados Unidos Mexicanos, República del Perú y los Estados Unidos de América, Ecuador y Costa Rica.
(c) Deberes del Comité Ejecutivo
1.El Comité Ejecutivo será presidido por el presidente del APPF
2.El Comité Ejecutivo puede remitir recomendaciones a la Asamblea anual con respecto a los temas de política que el APPF desea abordar o con respecto a la política de administración del APPF
3.El Comité Ejecutivo se comprometerá en la coordinación, junto con el país anfitrión de la reunión anual, de la propuesta de agenda y el cronograma de dicha reunión anual
4.El Comité Ejecutivo aconsejará al país anfitrión de la reunión anual sobre los asuntos que considere necesarios para la misma
5.El Comité Ejecutivo aceptará las solicitudes de membresía al Foro de cualquier país y de miembros individuales de asambleas nacionales, y remitirá sus recomendaciones a la siguiente reunión anual con respecto a dichas solicitudes.
(d) Período de vigencia en el cargo de un miembro del Comité Ejecutivo.
El período de vigencia en el cargo de un miembro del Comité Ejecutivo será de dos años, de mayo del año de una reunión anual hasta abril dos años más tarde, sujeto a las siguientes condiciones:.
1.La mitad de los miembros del Comité Ejecutivo serán reelegidos cada año
2.El país que preside siempre será un miembro del Comité Ejecutivo. La subregión a la cual pertenece dicho país, elegirá otro país miembro del Comité para un período de 2 años.
3.El período de vigencia en el cargo de un miembro del Comité Ejecutivo que representa al país anfitrión de una reunión anual será desde mayo del año precedente a la reunión anual hasta abril posterior a dicha reunión.
(e) El método de elección de los miembros del Comité Ejecutivo será decidido por cada subregión a fin de respetar su decisión voluntaria.
Grupos de Trabajo
9.
a. La Asamblea anual puede establecer grupos de trabajo, con la recomendación del Comité Ejecutivo, para examinar temas específicos referidos para su consideración.
b. En la reunión anual se establecerá un grupo de trabajo encargado de preparar el borrador del comunicado conjunto para su consideración, aprobación y conocimiento a la conclusión de la reunión anual.
c. Cuando se hallen sesionando, los grupos de trabajo determinarán sus propias prioridades. Al final de sus deliberaciones, ellos reportarán a la sesión plenaria de la Asamblea anual.
d. Los informes del Comité Ejecutivo y los de los grupos de trabajo podrán ser hechos oralmente o por escrito a la Asamblea anual.
Asuntos no cubiertos por las reglas
10.El Presidente decidirá sobre todos los asuntos no cubiertos por estas reglas, con la recomendación del Comité Ejecutivo.